Für Vereine wie euren
Förderverein
Kleine Beträge, viele Beteiligte: Eine Lehrerin legt Geld für Bastelmaterial aus, eine Bäckerei spendet 250 €, und beim Basar kommen Einnahmen zusammen. Zwei Vorgänge, die im Förderverein ständig anfallen, hier vollständig durchgespielt.
Ausgelegtes Geld zurückzahlen, nachvollziehbar
Wer für den Verein einkauft, legt fast immer privat aus. Der Zettel wandert dann per Foto in eine WhatsApp-Gruppe, wird vergessen, taucht drei Monate später wieder auf — und am Ende weiß niemand mehr, ob Frau Gerber ihre 47,80 € schon bekommen hat.
Alle Belege auf einem Brett
Eingereicht, in Prüfung, freigegeben, erstattet: Jeder Beleg steht in genau einem der vier Stapel, mit Name, Datum, Betrag und Zweck. Wer prüft, sieht sofort, was liegen geblieben ist.
1Vier Stapel statt vier Ordner: der Weg von eingereicht bis erstattet
2Freigabe und Ablehnung mit Begründung, beides im Auditlog
Der Kommentar ist beim Ablehnen Pflicht. Das ist Absicht: Ein abgelehnter Beleg ohne Begründung erzeugt genau die Rückfrage, die man sich sparen wollte.
Freigegebene Belege gesammelt auszahlen
Statt vier Einzelüberweisungen entsteht ein Erstattungslauf: alle freigegebenen Belege zusammen, mit den Bankverbindungen, die beim Einreichen angegeben wurden. Danach stehen die Belege auf „erstattet" und die Auszahlung als Buchung in der Kasse.
Damit ist der Kreis geschlossen: Auslage, Prüfung, Freigabe, Auszahlung und Buchung hängen zusammen und sind einzeln belegt.
Eine Spendenquittung ausstellen, die das Finanzamt akzeptiert
Zuwendungsbestätigungen sind formgebunden: amtliches Muster, Betrag in Ziffern und in Worten, Angaben zum Freistellungsbescheid, fortlaufende Nummer. Genau deshalb kursieren in vielen Vereinen selbstgebaute Word-Vorlagen, bei denen ein Feld fehlt.
Spenden erkennt der Verein an der Kategorie
Buchungen in einer Spendenkategorie tauchen automatisch in der Spendenübersicht auf. Daneben steht, ob dazu schon eine Bestätigung erstellt wurde — die Frage „hat die Bäckerei ihre Quittung eigentlich bekommen?" beantwortet die Liste selbst.
Die Bestätigung füllt sich aus der Buchung
Name, Anschrift, Betrag und Datum kommen aus der Buchung. Der Betrag in Worten entsteht automatisch, und er lässt sich nicht abweichend eintragen — Quittung und Kassenbuch können damit nicht auseinanderlaufen.
1Der Betrag kommt aus der Buchung — Quittung und Kasse können nicht auseinanderlaufen
Das Ergebnis ist ein PDF nach amtlichem Muster, mit fortlaufender Nummer. Zum Jahresende gibt es dieselbe Sache als Sammelbestätigung für Mitglieder, die mehrfach gespendet haben.
Und am Jahresende: der Nachweis für die Gemeinnützigkeit
Ein Förderverein muss zeigen, dass das Geld für den Satzungszweck verwendet wurde. Die Trennung in vier steuerliche Bereiche ist dafür die Grundlage — Basar-Einnahmen gehören nicht in denselben Topf wie Mitgliedsbeiträge.
Die Jahresabrechnung entsteht aus den Buchungen
Kein separates Zusammenschreiben: Wer beim Buchen die richtige Kategorie wählt, hat die Zuordnung schon erledigt. Der Bericht geht als PDF an die Mitgliederversammlung und ans Finanzamt.
Was ein Förderverein davon hat
- Belege einreichen, prüfen, freigeben und gesammelt auszahlen — mit Begründungspflicht bei Ablehnung.
- Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster, Betrag in Worten automatisch, fortlaufend nummeriert.
- Sammelbestätigung zum Jahresende für Mitglieder, die mehrfach gespendet haben.
- Projekte wie „Neue Schulbücherei" mit eigenem Budget — Zuschussgeber bekommen einen Verwendungsnachweis statt einer Excel-Tabelle.
- Schulfest und Basar mit Anmeldung und Helferlisten.
- Wechselt der Vorstand nach dem Schuljahr, wechselt nur der Zugang. Nichts liegt auf einem privaten Laptop.
Mit euren eigenen Daten ausprobieren
14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Ihr bekommt eine eigene Adresse und könnt eure Mitgliederliste als CSV importieren. Die Testphase endet von selbst.
Alle Abbildungen sind Bildschirmfotos aus einer laufenden Verein.so-Instanz mit Beispieldaten — nicht nachgebaut und nicht geschönt. Bankverbindungen sind unkenntlich gemacht.