Für Vereine wie euren
Kulturverein
Theater, Chor, Lesungen: Die Arbeit läuft in Produktionen, und jede hat ihr eigenes Budget, ihre eigenen Zuschüsse und ihre eigene Abrechnung. Zwei Vorgänge, an denen sich das zeigt, hier vollständig durchgespielt.
Eine Inszenierung abrechnen, ohne alles einzeln zu suchen
Bühnenbau, Kostüme, Technik, Aufführungsrechte, dazu ein Zuschuss der Gemeinde und die Einnahmen aus dem Kartenverkauf. Am Ende will jemand wissen, was die Produktion gekostet hat — und wenn ein Zuschussgeber fragt, will er es belegt haben.
Jede Produktion ist ein Projekt mit Budget
Ein Projekt ist eine Kostenstelle mit Laufzeit und Budget. Alles, was daran hängt, rechnet sich von selbst zusammen — es gibt keinen Moment, in dem jemand Belege zusammensucht.
1Jede Produktion ist eine eigene Kostenstelle mit Budget
Die Abrechnung entsteht beim Buchen
Jede Buchung bekommt einen Kostentext aus einer festen Liste. Dadurch entsteht die Abrechnung nach Posten automatisch — und niemand tippt einmal „Bühnenbau", einmal „Buehnenbau" und einmal „Kulissen".
1Die Abrechnung nach Posten entsteht beim Buchen, nicht am Jahresende
2Feste Kostentexte statt Freitext — sonst heißt es dreimal anders
Genau diese Aufstellung geht als Verwendungsnachweis an den Zuschussgeber. Wer zweckgebundene Mittel bekommt, muss zeigen können, wofür sie geflossen sind — hier ist das ein Ausdruck und keine Fleißarbeit.
Beschlüsse festhalten, die auch in zwei Jahren noch auffindbar sind
Der Vorstand entscheidet über Produktionen, Honorare und Anschaffungen. Wenn der Beschluss nur im Kopf des Vorsitzenden und in einer Word-Datei auf einem privaten Laptop existiert, ist er bei der nächsten Kassenprüfung nicht mehr da.
Sitzung mit Einladung, Antworten und Tagesordnung
Wer eingeladen ist und wer zugesagt hat, steht an der Sitzung selbst — inklusive der Frage, ob genug Leute da sind. Zu jedem Tagesordnungspunkt lassen sich Notizen und der gefasste Beschluss festhalten.
1Beschlussfähigkeit auf einen Blick
Der Beschluss hängt an der Produktion, über die er entscheidet
Weil die Sitzung mit dem Projekt verknüpft ist, stehen der Beschluss und die daraus entstandenen Kosten später nebeneinander. Die Frage „wer hat das eigentlich genehmigt?" ist damit eine Sache von zwei Klicks statt einer Suche im Mailarchiv.
Beschlüsse können außerdem direkt zu Aufgaben werden, mit Zuständigem und Frist. Was in der Sitzung beschlossen wurde, verschwindet dann nicht mit dem Protokoll in einer Schublade.
Und am Jahresende: die vier Bereiche
Für die Gemeinnützigkeit zählt, dass Eintrittsgelder, Bewirtung und Mitgliedsbeiträge sauber getrennt bleiben. Ein Theaterabend mit Eintritt ist Zweckbetrieb, der Getränkeverkauf in der Pause nicht.
Die Trennung passiert über die Kategorie
Jede Kategorie kennt ihren steuerlichen Bereich. Der Bericht rechnet nur noch zusammen — und lässt sich als PDF für die Mitgliederversammlung und fürs Finanzamt ausgeben.
Wer beim Buchen richtig kategorisiert, hat den Jahresabschluss im Wesentlichen schon erledigt.
Was ein Kulturverein davon hat
- Produktionen als Projekte mit Budget, Kostentexten und einer Abrechnung, die sich als Verwendungsnachweis eignet.
- Sitzungen mit Einladung, Zusagen, Tagesordnung, Beschlüssen und Protokoll an einem Ort.
- Zweckgebundene Spenden und Zuschüsse bleiben nachweisbar getrennt vom übrigen Geld.
- Aufführungen mit Anmeldung, Eintritt und Zahlungsstand statt Liste auf Papier.
- Manipulationssicheres Auditlog: nachträgliche Änderungen an Buchungen fallen auf.
- Sparten wie Theater und Chor als Abteilungen — die Chorleitung sieht ihre Leute, nicht die Kasse.
Mit euren eigenen Daten ausprobieren
14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Ihr bekommt eine eigene Adresse und könnt eure Mitgliederliste als CSV importieren. Die Testphase endet von selbst.
Alle Abbildungen sind Bildschirmfotos aus einer laufenden Verein.so-Instanz mit Beispieldaten — nicht nachgebaut und nicht geschönt. Bankverbindungen sind unkenntlich gemacht.